Lo más básico
Si estás aquí es porque habrás visto muchos artículo y quieres entender de un modo sencillo qué es una centralita virtual, y aunque en este artículo explica con todo detalle los aspectos técnicos de las centralitas virtuales, aquí ahondaremos un poco más en los aspectos empresariales y prácticos.
Si todavía no lo has visto… Te recomendamos nuestra comparativa completa de las 3 centralitas virtuales más usadas (Aircall, Cloudtalk y Zadarma). Te avisamos de que es una comparativa completa muy extensa y con todo lujo de detalles. Para entender la esencia… Mucho mejor que leas este artículo. Por cierto… Gracias a pixeladas, dispones de pruebas gratuitas exclusivas, en tres de ellas, así que te animamos a probarlas.
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¿Qué es una centralita virtual?
En pocas palabras, una centralita virtual es un sistema que puede gestionar las llamadas de forma inteligente y personalizada sin necesidad de equipos de telefonía físicos, ni de costoso hardware. El uso de tecnología IP no requiere ningún equipo físico. Esto significa que requiere menos mantenimiento y es un sistema completamente móvil y sin cables. Es un sistema que se ofrece como servicio. Lo que ampliamente se conoce en la jerga tecnológica como HaaS, Hardware as a Service, o Hardware como servicio.
¿Cómo funciona una centralita virtual?
La centralita virtual te permite tener múltiples estaciones o extensiones telefónicas, que puedes atender desde un teléfono móvil, una tablet o un simple PC o portátil. Esto es de gran utilidad porque te permite organizar llamadas desde cualquier ubicación donde se encuentren tus empleados.
Por ejemplo: Si tienes un empleado de atención al cliente que trabaja desde su casa en Barcelona (España), pero quieres transferir diferentes llamadas a su teléfono desde el teléfono principal de la empresa (ubicada en Nueva York, en Estados Unidos). Simplemente marque el número de extensión y la conversación se transferirá rápida y fácilmente a otra línea. Puedes seleccionar tantas extensiones como necesites, para que la centralita virtual pueda gestionar mejor el sistema telefónico de la empresa.
Es decir, puedes transferir llamadas entre países a coste 0. Y puedes tener tu equipo de personas 100% distribuido.
Además, con este sistema, podemos mejorar el servicio al cliente. Independientemente de dónde se encuentre el empleado en ese momento, podría atender las llamadas fácilmente desde la oficina, desde casa, o directamente desde el teléfono móvil.
Por otro lado, una centralita virtual te permite grabar llamadas y guardar las grabaciones directamente en el CRM, asociadas al cliente, lo cual es muy útil para no olvidar información importante, y también puede ayudar a resolver problemas que puedan encontrar los clientes o proveedores.
Si uso una centralita virtual, ¿Qué beneficios tengo?
1) El teletrabajo
Con una centralita virtual, preparas a tu empresa para el teletrabajo. Podrás atender cualquiera de los números de tu empresa desde cualquier lugar, definir horarios de trabajo para cada empleado y los empleados podrán empezar su sesión simplemente poniendo el programa en su equipo en modo «ONLINE».
2) Ahorrar mucho dinero
Otra ventaja es que puedes ahorrar mucho dinero. Gracias a este sistema, puedes gestionar todo desde un teléfono o computadora, así que no tendrás que comprar teléfonos fijos a cada uno de tus empleados ni generar líneas móviles a las que redireccionar las llamadas. Además te ahorrarás los mantenimientos de esos equipos físicos.
La transferencia de llamadas entre extensiones es 100% gratis, y como funciona por tecnología VoIP, no influye para nada el país en el que se encuentra el empleado que atiende el teléfono.
La mayoría de centralitas telefónicas físicas, requieren de instalaciones como estas. Configuración de un enrutador y cableado de cada extensión telefónica.
Los ahorros también se atribuyen a las características del sistema, pues no es necesario invertir en ningún equipo físico ni en su mantenimiento, por lo que todo se puede gestionar a través de un software y desde Internet.
3) Flexibilidad
Puedes administrar llamadas de manera flexible al poner en espera a las personas que llaman o transferirlas directamente al correo de voz.
Puedes grabar llamadas, cambiar el flujo de entrada y distribución de llamadas fácilmente desde un PC, sin tener que llamar a ningún técnico ni cambiar instalaciones.
Poner música de espera a golpe de unos pocos clics
4) Imagen profesional
Todo ello ayuda a proyectar una imagen mucho más profesional, algo fundamental para las empresas y autónomos, que no solo depende de la calidad de su trabajo, sino también de la sensación de sus clientes.
5) Funcionamiento sencillo
Otro punto fuerte es su, no sencillo, sino, muy sencillo funcionamiento. Incluso aquellos que no saben mucho sobre computadoras o informática, pueden aprender a operar la centralita virtual en solo unos minutos.
6) Crear números en otros países
¿Tu empresa está en proceso de internacionalización? Con una centralita virtual puedes crear números en cualquier lugar en pocos minutos, desde tu oficina, sin llamar a ningún operador. Números separados de atención al cliente, de soporte o de cualquier otra cosa
7) Ahorrar tiempo
La centralita virtual te permitirá gestionar las llamadas de forma que estas no supongan una pérdida de tiempo dentro de tu jornada laboral. En definitiva, se trata de una tecnología sencilla y práctica que puede cambiar fundamentalmente la forma en que los profesionales trabajan y brindan servicios a los clientes.
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¿Qué más beneficios tengo?
- Unir oficinas con teletrabajadores
- Reproducir saludos de bienvenida automatizados
- Disponer de varias líneas y números telefónicos
- Utilizar números y características de otros países
- Crear puestos telefónicos por extensiones
- Automatizar días festivos anuales
- Operadora Automática con menú de opciones (IVR)
- Automatizar los horarios de la empresa
- Transferir llamadas y mensajes
- Gestión avanzada y personalizadas de llamadas
- Enviar llamadas a grupos de empleados o trabajadores
¿Qué requisitos necesito para utilizar una centralita virtual?
Conexión a Internet
Para tener una línea en el teléfono o en el equipo telefónico, tus empleados sólo necesitan estar conectados a Internet. Al conectar el teléfono a Internet, el teléfono puede conectarse a la línea y conectarse a la centralita.
Tipo de conexión a Internet de la centralita virtual:
Fibra: esta es la mejor opción para usar con centralita virtual
4G: Puede causar problemas de audio, se recomienda utilizar en centralita móvil
3G: Funciona perfectamente, aunque suele disminuir la calidad.
2G: Aquí nos empezamos a encontrar problemas de latencia y calidad.
El ancho de banda necesario para utilizar teléfonos IP en la centralita virtual depende del número de llamadas simultáneas a realizar. Se recomienda que el espacio de carga y descarga para cada teléfono sea de 1 MB.
Equipos telefónicos
A diferencia de la centralita telefónica tradicional que sólo puede utilizar el teléfono para realizar llamadas, la centralita virtual ofrece más opciones para adaptarse a las necesidades de cada empresa y empleado.
Softphones en ordenadores / smartphones: es la opción más usada. Se instala una aplicación / programa que imita un teléfono y se utiliza para realizar y recibir llamadas desde una computadora o teléfono móvil. Su uso comercial en computadoras es muy amplio, porque cada usuario tiene una computadora y conexión a Internet, por lo que solo necesita comprar un auricular con micrófono (o no…).
Web Phone: La opción más fácil y rápida para lograr una oficina remota. Te permite usar la extensión de la empresa desde una computadora con conexión a Internet sin instalar ningún software, y es súper simple: visita el sitio web e ingresa tu nombre de usuario y contraseña.
Teléfonos IP: Ésta es la opción más utilizada para empresas de mayor tamaño. Son teléfonos de escritorio o inalámbricos conectados a Internet, creados específicamente para su uso con centralita y la nube. La gran mayoría se conecta mediante cables, y también existen modelos WiFi.
Resumen
No necesitas migrar a una Centralita Virtual
Los pasos pueden variar de un operador a otro, y nosotros te podemos asistir en todo el proceso, pero lo cierto es que no es necesario migrar. No te lo dirán muchos, pero es así… No es necesario que elimines tu actual infraestructura. Te recomendamos que crees tu atención al cliente y tu soporte a través de centralita virtual, pero si prefieres mantener tu teléfono tradicional para el resto de cosas, la verdad es que nada te lo impide.
En pixeladas ofrecemos asesoramiento para instalar tu centralita virtual VoIP en tu empresa. No dudes en contactar con nosotros y te haremos un sencillo plan para implantar tu centralita. Aunque verás que configurar la centralita virtual es tremendamente sencillo, te lo podemos hacer nosotros si te resulta más cómodo.
Necesitaremos la siguiente información:
- Número de líneas a incluir.
- Números internacionales deseados.
- Empleados que necesitarán acceso.
- Números a portar (si es necesaria).
- Músicas de espera.
Anímate y contacta con nosotros.
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